Kontrola ZUS w firmie

Zakład Ubezpieczeń Społecznych jest uprawniony do przeprowadzania kontroli wykonywania przez płatników składek zadań i obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych, jak również prawidłowości naliczania i odprowadzania przez nich składek na ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Artykuł 4 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. 2015r., poz. 121 ze zm.) definiuje pojęcie płatnika składek. Katalog podmiotów wymienionych w tym przepisie pozwala na rozróżnienie generalnie dwóch grup płatników składek, a mianowicie: płatników składek będących przedsiębiorcami i płatników składek niebędących przedsiębiorcami. Rozróżnienie to jest bardzo istotne, gdyż determinuje ono inny tryb postępowania kontrolnego oraz czas trwania kontroli.

Jak określa ustawa z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U. 2015, poz. 584 ze zm. dalej: u.s.d.g.) w przypadku płatników składek będących przedsiębiorcami, organ kontroli zobowiązany jest zawiadomić o zamiarze wszczęcia kontroli. Kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Na wniosek przedsiębiorcy kontrola może być wszczęta przed upływem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. Kontrola rozpoczyna się od okazania legitymacji służbowej przez inspektora kontroli Zakładu i po doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, natomiast kończy się doręczeniem protokołu kontroli. Te dwa zdarzenia wyznaczają czas trwania kontroli.

Zgodnie z art. 83 ust. 1 u.s.d.g. czas trwania wszystkich kontroli organu kontroli
u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać:

1) w odniesieniu do mikroprzedsiębiorców – 12 dni roboczych;

2) w odniesieniu do małych przedsiębiorców – 18 dni roboczych;

3) w odniesieniu do średnich przedsiębiorców – 24 dni roboczych;

4) w odniesieniu do pozostałych przedsiębiorców – 48 dni roboczych.

W przypadku natomiast płatników składek niebędących przedsiębiorcami, organ kontroli nie zawiadamia o zamiarze wszczęcia kontroli. Kontrola również rozpoczyna się od okazania przez inspektora kontroli Zakładu legitymacji służbowej i doręczenia upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, kończy się doręczeniem protokołu kontroli. Istotne jest jednakże to, że w przypadku tej grupy płatników składek nie ma ograniczeń w zakresie czasu trwania kontroli jak to ma miejsce w przypadku przedsiębiorców.

W trakcie przeprowadzania kontroli inspektor kontroli ma prawo:

• badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli;
• dokonywać oględzin i spisu składników majątku płatników składek zalegających
  z opłatą należności z tytułu składek;
• zabezpieczać zebrane dowody;
• żądać udzielania informacji przez płatnika składek i ubezpieczonego;
• legitymować osoby w celu ustalenia ich tożsamości, jeśli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli;
• przesłuchiwać świadków;
• przesłuchiwać płatnika składek i ubezpieczonego, jeżeli z powodu braku lub po wyczerpaniu innych środków dowodowych pozostały niewyjaśnione okoliczności mające znaczenie dla postępowania kontrolnego.

Płatnicy składek są zobowiązani:

• udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli, które są przechowywane u płatnika oraz u osób trzecich w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów;
• udostępniać do oględzin składniki majątku, których badanie wchodzi w zakres kontroli, jeżeli zalegają z opłatą należności z tytułu składek;
• sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli i określonych przez inspektora kontroli Zakładu;
• zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych, w tym udostępnić środki łączności, z wyjątkiem środków transportowych, oraz inne niezbędne środki techniczne do wykonania czynności kontrolnych, którymi dysponuje płatnik;
• udzielać wyjaśnień kontrolującemu;
• przedstawić tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji finansowo-księgowej i osobowej przedłożonej przez płatnika składek.

Czynności określonych w powyższych punktach płatnik składek jest obowiązany dokonać nieodpłatnie. Co istotne, w sprawach objętych zakresem kontroli, płatnik składek ma obowiązek, w wyznaczonym terminie, dostarczyć inspektorowi kontroli Zakładu żądane dokumenty.

Ustalenia poczynione w trakcie czynności kontrolnych inspektor kontroli zawiera w protokole kontroli, który doręcza płatnikowi składek. Jeśli płatnik nie zgadza się z ustaleniami poczynionymi w protokole kontroli, ma prawo w terminie 14 dni od daty jego otrzymania złożyć pisemne zastrzeżenia do jego ustaleń oraz wskazać stosowne środki dowodowe. ZUS ma obowiązek ustosunkować się na piśmie do wniesionych zastrzeżeń.

Płatnik składek będący przedsiębiorcą może ponadto wnieść sprzeciw (a następnie zażalenie) wobec podjęcia i wykonywania przez organy kontroli czynności z naruszeniem określonych przepisów ustawy o swobodzie działalności gospodarczych (art. 84c ust.1 u.s.d.g.). Jeśli płatnik składek, będący przedsiębiorcą, poniósł szkodę na skutek przeprowadzenia czynności kontrolnych z naruszeniem przepisów prawa w zakresie kontroli, może dochodzić również odszkodowania (art. 77 ust.4 u.s.d.g.).

Wszystkie prawa zastrzeżone ©