Obowiązki związane z wdrożeniem dyrektywy o tzw. sygnalistach

Obowiązki związane z wdrożeniem dyrektywy o tzw. sygnalistach

W związku z koniecznością wdrożenia przez kraje członkowskie Unii Europejskiej Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (dalej: „Dyrektywa”), uprzejmie informuję, że toczy się procedura legislacyjna mająca na celu uchwalenie ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, potocznie określanej ustawą o sygnalistach.

Dyrektywa wymaga bowiem przyjęcia regulacji prawnych związanych ze zgłaszaniem naruszeń, w tym dotyczących ochrony zgłaszających oraz trybu zgłaszania naruszeń i podejmowania działań następczych przez podmioty prawne oraz organy publiczne. Zgodnie z założeniami, powyższe służyć ma lepszemu egzekwowaniu prawa i polityk Unii Europejskiej poprzez skuteczniejsze wykrywanie przypadków naruszeń, prowadzenie postępowań wyjaśniających i ściganie.

Ustawa o sygnalistach odnosi się do naruszenia prawa, pod pojęciem którego rozumie się działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa w obszarach w niej wskazanych, a więc dotyczących między innymi rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publiczno-prawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych, czy też ochrony prywatności i danych osobowych, ochrony konsumentów.  

W związku z powyższym projekt ustawy o sygnalistach przewiduje szereg czynności do wykonania po stronie podmiotów prawnych, a więc między innymi przez tzw. podmioty prywatne – osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne lub jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, którym ustawa przyznaje zdolność prawną lub pracodawcy.

Wśród powyższych czynności należy przede wszystkim zwrócić uwagę na następujące kwestie:

1) podstawowym wymogiem jest ustalenie wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, tzw. procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Obowiązek ustalenia procedury zgłoszeń wewnętrznych będzie dotyczył co do zasady podmiotu prawnego, na rzecz którego wykonuje lub świadczy pracę co najmniej 50 osób. W przepisach ustawy nie zostało doprecyzowane, czy w powyższym zakresie należy uwzględniać wyłącznie osoby wykonujące pracę w ramach stosunku pracy. Biorąc jednak pod uwagę całokształt przepisów zawartych w ustawie należy spodziewać się, że obowiązek ustalenia procedury zgłoszeń wewnętrznych będzie dotyczył podmiotu prawnego, na rzecz którego wykonuje lub świadczy pracę co najmniej 50 osób w rozumieniu osób zatrudnionych w ramach stosunku pracy oraz wykonujących pracę na innej podstawie prawnej (w tym na podstawie umów cywilnoprawnych jak na przykład umowa zlecenie czy też umowa o świadczenie usług).

Ponadto należy podkreślić, że procedura zgłoszeń wewnętrznych będzie musiała zostać ustalona z zachowaniem szeregu wymogów wynikających z ustawy o sygnalistach. To z kolei będzie wiązało się z koniecznością ustalenia określonych rozwiązań w zakresie sporządzenia niezbędnej dokumentacji, jak również wdrożenia tych rozwiązań w sensie organizacyjnym.

2) podmiot, na rzecz którego wykonuje lub świadczy pracę mniej niż 50 osób, będzie mógł ustalić procedurę zgłoszeń wewnętrznych, choć nie będzie do tego zobowiązany,

3) podmiot prawny będzie zobowiązany do przekazywania m.in. osobie ubiegającej się o wykonywanie pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług informacji o procedurze zgłoszeń wewnętrznych,

4) podmiot prawny będzie zobowiązany do zapewnienia, aby procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z tym przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiały uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom oraz zapewniały ochronę poufności tożsamości zgłaszającego, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu,

5) podmiot prawny będzie zobowiązany do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych,

6) podmiot prawny będzie mógł dodatkowo uregulować zgłaszanie naruszeń dotyczących obowiązujących w  tym podmiocie regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, które zostały ustanowione przez podmiot prawny na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i pozostają z nimi zgodne,

7) podmiot prawny będzie zobowiązany do zachowania wymogów wynikających z ustawy w zakresie usuwania danych osobowych oraz niszczenia dokumentów związanych ze zgłoszeniem po upływie okresu przechowywania. 

Niezależnie od powyższego należy wskazać, że ustawa o sygnalistach przewiduje warunki objęcia ochroną osób zgłaszających – osób fizycznych, które zgłaszają informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Taką osobą zgłaszającą może być między innymi pracownik, pracownik tymczasowy, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy (w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej), przedsiębiorca, osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy (w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej), jak również wspólnik bądź członek organu osoby prawnej, a nawet osoba fizyczna, która uzyskała informację o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą, przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług. Ponadto, ochroną objęte są osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązane ze zgłaszającym, a więc osoby fizyczne, które mogą doświadczyć działań odwetowych w kontekście związanym z pracą, w tym współpracownicy lub członkowie rodziny zgłaszającego.

Ustawa o sygnalistach reguluje również kwestie związane ze środkami ochrony osób zgłaszających informacje o naruszeniach prawa, a także osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia oraz osób powiązanych ze zgłaszającym. Podstawową zasadą jest bowiem to, że wobec zgłaszającego nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań. Przykładowe działania odwetowe zostały wskazane w ustawie. Mogą nimi być między innymi: wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy, niezawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, obniżenie wynagrodzenia, nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze. Zwrócić należy uwagę, że na pracodawcy spoczywa ciężar dowodu co do tego, że podjęte działania (wskazane przykładowo jako działania odwetowe) nie jest działaniem odwetowym. Z kolei w przypadku, gdy praca lub usługa świadczone były, są lub mają być na podstawie innego stosunku niż stosunek pracy, działaniem odwetowym może być przykładowo wypowiedzenie, odstąpienie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia umowy, której stroną jest zgłaszający. Przepisy ustawy przewidują, że zgłaszający, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w pełnej wysokości.

W nawiązaniu do powyższego należy również zwrócić uwagę na to, że osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez zgłaszającego, ma prawo do odszkodowania od zgłaszającego, który dokonał świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, w wysokości co najmniej przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw, obowiązującego w dniu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.

Ponadto, nie ma możliwości wyłączenia lub ograniczenia prawa do dokonania zgłoszenia na podstawie umowy o pracę lub innych umów, na podstawie których świadczona jest praca lub usługi, dostarczane są towary lub dokonywana jest sprzedaż. Takie postanowienia umów będą bowiem nieważne, co wprost wynika z ustawy.

W nawiązaniu do powyższego należy dodać, że w chwili obecnej projekt ustawy o sygnalistach został skierowany do Komitetu do Spraw Europejskich. To oznacza, że projekt nie jest jeszcze procedowany w Sejmie, choć termin do wdrożenia ww. Dyrektywy upłynął w dniu 17 grudnia 2021r. Z informacji uzyskanej w Ministerstwie Rodziny i Polityki Społecznej nie wynika, kiedy ustawa zacznie obowiązywać. Niemniej jednak należy mieć na względzie, że realizacja obowiązku ustalenia procedury zgłoszeń wewnętrznych przez podmioty prywatne, na rzecz których wykonuje pracę co najmniej 250 osób, musi nastąpić w terminie 2 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy, a więc po upływie 2 miesięcy od dnia ogłoszenia ustawy. Z kolei realizacja obowiązku ustalenia procedury wewnętrznej przez podmioty prywatne, na rzecz których wykonuje pracę co najmniej 50 i mniej niż 250 osób, musi nastąpić do dnia 17 grudnia 2023 r.

Mając na względzie powyższe uprzejmie informujemy, że Kancelaria może udzielić Państwu wsparcia w opracowaniu niezbędnych dokumentów oraz wdrożeniu rozwiązań wymaganych przez powyższe przepisy.

Wszystkie prawa zastrzeżone.

O autorze

dr (Dr. jur.) Katarzyna Styrna-Bartman, LL. M.

dr (Dr. jur.) Katarzyna Styrna-Bartman, LL. M.

Aktualności

Obowiązki związane z wdrożeniem dyrektywy o tzw. sygnalistach

W związku z koniecznością wdrożenia przez kraje członkowskie Unii Europejskiej…

Więcej

Zasady delegowania pracowników do Niemiec

Na tematykę delegowania pracowników za granicę składają się zagadnienia prawne,…

Więcej

Niemcy idą na wojnę z pozornymi umowami

dr Katarzyna Styrna-Bartman dla Dziennika Gazety Prawnej W dniu 12…

Więcej

Entsendung von ukrainischen Arbeitskräften nach Deutschland

Recht auf legalen Aufenthalt Ein ukrainischer Staatsbürger sollte für die…

Więcej