Outsourcing procesu rekrutacyjnego

Outsourcing procesu rekrutacyjnego

Powierzenie przetwarzania danych na podstawie specjalnej umowy, o której mowa w art. 31 ustawy o ochronie danych osobowych,  jest działaniem prawnie dopuszczalnym i nie stanowi nieuprawnionego udostępnienia danych przez ich administratora innemu podmiotowi.

Firmy coraz częściej i coraz chętniej korzystają z tzw. outsourcingu HR, w ramach którego zlecają firmom zewnętrznym prowadzenie kadr, płac, a nierzadko też całych procesów rekrutacyjnych. Niewątpliwie za takim rozwiązaniem przemawia optymalizacja czasu i kosztów. Korzystając z rozwiązań praktycznych, jakie przynosi nam XXI wiek, nie możemy jednak zapominać o aspektach prawnych, a te są bardzo ciekawe w związku z omawiają tematyką. Zaczynając od początku. Czy w ogóle w świetle obowiązujących przepisów prawa dotyczących ochrony danych osobowych można zlecić podmiotowi trzeciemu na przykład przeprowadzenie procesu rekrutacyjnego? Oczywiście, że tak. Pytanie tylko jak to zrobić? W pierwszej kolejności należy zastanowić się, jak będzie zorganizowany proces rekrutacyjny, tj. kto będzie przetwarzał dane osobowe potencjalnych kandydatów, a zatem kto będzie administratorem danych osobowych. Czy będzie to firma outsourcingowa, czy też pracodawca. W sytuacji, w której to pracodawca zleca firmie outsourcingowej znalezienie kandydata do pracy, firma ta może działać na zlecenie pracodawcy i przetwarzać dane osobowe kandydatów w oparciu o umowę o powierzeniu przetwarzania danych osobowych, o której mowa w art. 31 ustawy o ochronie danych osobowych. Na podstawie bowiem art. 31 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, administrator danych, w tym przypadku pracodawca, może powierzyć innemu podmiotowi, w drodze umowy zawartej na piśmie, przetwarzanie danych. W niniejszej umowie należy określić cel, w jakim podmiot, któremu powierzono przetwarzanie danych może je przetwarzać oraz zakres powierzonych do przetwarzania danych.

Firma outsourcingowa może bowiem w takim przypadku przetwarzać dane wyłącznie w zakresie i celu przewidzianym w umowie.  W takim przypadku firma outsourcingowa nie musi zgłaszać do GIODO zbioru danych osobowych. Administratorem danych osobowych jest bowiem pracodawca, który z takiego obowiązku jest z mocy prawa zwolniony. Ważne jest również, iż powierzenie przetwarzanych danych nie wymaga zgody osoby, której dane dotyczy. Ma to ważne znaczenie praktyczne dla zasad formułowania klauzul o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych przez potencjalnych kandydatów.

Konstrukcja umowy o powierzeniu przetwarzania danych osobowych nie zawsze jednak będzie prawidłowym rozwiązaniem. W określonych sytuacjach, na przykład w sytuacji rekrutacji na rzecz kilku podmiotów, firma outsourcingowa może stać się administratorem danych osobowych, podlegającym rygorom ustawy o ochronie danych osobowych.

dr Katarzyna Styrna – Bartman LL.M., Wszystkie prawa zastrzeżone.

O autorze

dr (Dr. jur.) Katarzyna Styrna-Bartman, LL. M.

dr (Dr. jur.) Katarzyna Styrna-Bartman, LL. M.

Aktualności

Zasady delegowania pracowników do Niemiec

Na tematykę delegowania pracowników za granicę składają się zagadnienia prawne,…

Więcej

Niemcy idą na wojnę z pozornymi umowami

dr Katarzyna Styrna-Bartman dla Dziennika Gazety Prawnej W dniu 12…

Więcej

Entsendung von ukrainischen Arbeitskräften nach Deutschland

Recht auf legalen Aufenthalt Ein ukrainischer Staatsbürger sollte für die…

Więcej

Wichtigste Regeln der Beschäftigung in Polen

Formen der Beschäftigung in Polen In Polen wird das Arbeitsverhältnis…

Więcej